Datenschutzerklärung

Stand: 17.10.2026

1. Verantwortlicher

Timo Kessel, Dülkener Straße 2, 41068 Mönchengladbach, E-Mail: [email protected], Fax: 02161 9044565. Kontakt ist außerdem über das Kontaktformular unter provomatic.de/de/kontakt und über das Ticketsystem im Kundenkonto möglich. Einen Telefonsupport gibt es nicht.

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; eine gesetzliche Pflicht dazu besteht nach § 38 BDSG nicht.

Diese Erklärung gilt für die Website provomatic.de einschließlich des Lizenzshops und des Kundenkontos.

2. Hosting und Server-Logs

Website und Shop laufen auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Falkenstein (Deutschland); Hetzner verarbeitet die Daten dabei als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Sicherungen werden verschlüsselt auf einen Server in Deutschland übertragen, den der Verantwortliche selbst betreibt. Der Webserver speichert beim Aufruf IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Datenmenge, Browser-Kennung und Referrer. Zweck: sicherer Betrieb und Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Server-Logs sowie die Anwendungs- und Systemprotokolle werden nach 14 Tagen gelöscht. Die Seiten laden keine Inhalte von Servern Dritter (keine externen Schriften, Videos oder Karten); die Auslieferung erfolgt über Cloudflare (Nr. 3). Nur nach deiner Einwilligung lädt die Seite das Messskript von Cloudflare Web Analytics (Nr. 6).

3. Cloudflare

Zum Schutz vor Angriffen (z. B. Überlastungsangriffe, Bots) und für eine schnelle Auslieferung leiten wir alle Aufrufe von provomatic.de über das Netzwerk der Cloudflare, Inc., USA (Proxy, Schutz vor Überlastungsangriffen und Bots, Firewall, Zwischenspeicher). Cloudflare verarbeitet dabei als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO; das Data Processing Addendum von Cloudflare ist Bestandteil der Kundenbedingungen) die IP-Adresse, die Anfragedaten (aufgerufene Adresse, Zeitpunkt, Browser-Kennung, Referrer) und setzt zum Schutz vor Bots technisch notwendige Cookies. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und verfügbaren Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); für die Cookies § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, soweit Cloudflare zertifiziert ist, andernfalls die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Cloudflare speichert die Daten nach seinen eigenen Fristen; Näheres in der Datenschutzerklärung von Cloudflare. Die Lizenzserver (Nr. 12) laufen nicht über Cloudflare.

4. Cookies und lokaler Speicher

Werkzeuge zur Reichweitenmessung setzen wir nur mit deiner Einwilligung ein (Nr. 5 und 6). Der Shop setzt technisch notwendige Cookies (Sitzung, Anmeldung, Warenkorb, Schutz vor Formularmissbrauch), Cloudflare setzt Cookies zum Schutz vor Bots (Nr. 3). Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Die Wahl des Farbschemas speichert der Browser lokal (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Beim Bezahlen können die Zahlungsanbieter eigene Cookies oder Skripte einsetzen; dafür gelten deren Datenschutzerklärungen.

5. Einwilligungsbanner

Beim ersten Besuch fragen wir in einem Banner, ob du der Reichweitenmessung (Kategorie „Statistik“) zustimmst; notwendige Funktionen sind immer aktiv. Zustimmen und Ablehnen sind gleichwertig möglich. Deine Auswahl speichern wir in einem Cookie bzw. im lokalen Speicher deines Browsers für 12 Monate, damit wir dich nicht bei jedem Aufruf erneut fragen; Rechtsgrundlage dafür ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Nachweis der Einwilligung, Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Als Nachweis deiner Einwilligung speichern wir eine zufällige Kennung, den Zeitpunkt, die gewählten Kategorien und die Version des Banners, aber keine IP-Adresse, und bewahren ihn 12 Monate auf. Du kannst deine Auswahl jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fuß der Seite ändern oder deine Einwilligung widerrufen; der Widerruf gilt für die Zukunft.

6. Cloudflare Web Analytics

Mit deiner Einwilligung messen wir mit Cloudflare Web Analytics (Cloudflare, Inc., USA), wie oft unsere Seiten aufgerufen werden, um das Angebot zu verbessern. Das Messskript wird erst nach deiner Einwilligung geladen. Verarbeitet werden dabei die aufgerufene Seite, der Referrer, Angaben zu Browser und Gerät, Ladezeiten und deine IP-Adresse, die Cloudflare zur Übermittlung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Du kannst sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fuß der Seite widerrufen. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden; Grundlage ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, soweit Cloudflare zertifiziert ist, andernfalls die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Cloudflare speichert die Messdaten nach seinen eigenen Fristen.

7. Kundenkonto und Bestellung

Wir verarbeiten Name, Firma, Anschrift, E-Mail, USt-IdNr., Bestelldaten, Zustimmungen (mit Zeitpunkt und IP-Adresse) und Zahlungsstatus, um den Vertrag abzuwickeln (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), und zur Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten (lit. c, §§ 147 AO, 257 HGB, 14b UStG; Aufbewahrung 6 bzw. 10 Jahre). Die USt-IdNr. wird beim Bundeszentralamt für Steuern bzw. über VIES geprüft.

8. Zahlungsabwicklung

Je nach Zahlungsart übermitteln wir Zahlungsdaten an:

• Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland; Übermittlung in die USA möglich),
• Mollie (Mollie B.V., Niederlande),
• PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., Luxemburg),
• bei Überweisung an die Bank, bei der wir unser Konto führen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Diese Anbieter sind eigene Verantwortliche und verarbeiten die Daten nach ihren Datenschutzerklärungen. Vollständige Karten- oder Kontodaten erhalten wir nicht. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, stützen sich die Anbieter auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, soweit sie zertifiziert sind, andernfalls auf Standardvertragsklauseln.

9. Rechnungsstellung

Rechnungen erstellen wir mit der eigenen Software.

10. Kommunikation und Support

Bei Anfragen per E-Mail oder Fax verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage einen Vertrag betrifft, sonst lit. f). Die E-Mails liegen auf unserem eigenen Mailserver. Support leisten wir über Tickets, E-Mail und Discord (Discord Inc., USA). Auf Discord gelten zusätzlich die Bedingungen und die Datenschutzerklärung von Discord; wir empfehlen, keine vertraulichen Daten über Discord zu senden. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, gelten die Garantien nach Kapitel V DSGVO (Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework, soweit Discord zertifiziert ist, andernfalls Standardvertragsklauseln).

11. Kontaktformular

Über das Kontaktformular (provomatic.de/de/kontakt) kannst du uns ohne Anmeldung schreiben. Wir verarbeiten Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht, um deine Anfrage zu beantworten; aus der Anfrage wird ein Ticket in unserem Ticketsystem angelegt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage einen Vertrag betrifft, sonst lit. f (Beantwortung von Anfragen). Die Daten speichern wir wie Supportanfragen (Nr. 15).

12. Lizenzprüfung der Software

Installationen prüfen ihre Lizenz bei unseren Lizenzservern (license.provomatic.de, license2.provomatic.de, license3.provomatic.de). Übermittelt werden Lizenzschlüssel, Produkt, Domain und Version; gespeichert werden außerdem die IP-Adresse des Servers und der Zeitpunkt der Prüfung. Die Rohdaten werden 90 Tage aufbewahrt, danach nur noch Domain und Zeitpunkt der letzten Prüfung je Lizenz. Zweck: Bindung der Lizenz an die Domain und Durchsetzung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die Lizenzserver stehen in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH in Falkenstein und Nürnberg (Deutschland) und Helsinki (Finnland), also in der EU/dem EWR; sie laufen nicht über Cloudflare. Näheres steht in den Datenschutzinformationen für die Software.

13. Statusseite

Unter monitor.provomatic.de zeigen wir den Betriebsstatus unserer Dienste (Uptime Kuma). Die Statusseite enthält keine personenbezogenen Daten, und Uptime Kuma speichert keine IP-Adressen der Besucher. Die Statusseite läuft auf einem Server von MAM-JAHN (Einzelunternehmen, Inhaber Marco Andreas Martin Jahn) in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main; MAM-JAHN verarbeitet die Daten dabei als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Beim Aufruf speichert der Webserver der Statusseite die gekürzte IP-Adresse (bei IPv4 ohne das letzte Byte, bei IPv6 nur die ersten 48 Bit), Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode, Referrer und Browser-Kennung; bei Fehlern speichert er die vollständige IP-Adresse im Fehlerprotokoll. Zweck sind Betrieb und Sicherheit der Statusseite (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Beide Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht.

14. Empfänger

Interne Bearbeiter; Hosting-Dienstleister Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, als Auftragsverarbeiter (Standorte Falkenstein und Nürnberg in Deutschland und Helsinki in Finnland); MAM-JAHN, Inhaber Marco Andreas Martin Jahn, Frankfurt am Main, als Auftragsverarbeiter für die Statusseite (Nr. 13); Cloudflare, Inc., USA, als Auftragsverarbeiter (Nr. 3) und, mit deiner Einwilligung, für Web Analytics (Nr. 6); Zahlungsdienstleister (Nr. 8); Behörden bei gesetzlicher Pflicht. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

15. Speicherdauer

Server-, Anwendungs- und Systemprotokolle 14 Tage; Server-Logs der Statusseite wie in Nr. 13; Daten bei Cloudflare, auch aus Web Analytics, nach dessen Fristen (Nr. 3 und 6); Auswahl im Einwilligungsbanner und Nachweis der Einwilligung 12 Monate; Prüfprotokoll der Lizenzserver wie in Nr. 12; Protokoll versendeter E-Mails 90 Tage; Protokoll der Verwaltung (Änderungen durch Mitarbeiter, mit IP-Adresse) bis zu 12 Monate; Sicherungen: tägliche Datenbanksicherungen auf dem Server 14 Tage, verschlüsselte Sicherungen auf dem eigenen Server in Deutschland bis zu 12 Monate, gelöschte Daten verschwinden spätestens mit Ablauf der jeweiligen Sicherung; Vertragsdaten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen (6 bzw. 10 Jahre); Kundenkonto bis zur Löschung nach Vertragsende, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht; Supportanfragen und Anfragen per E-Mail, Fax oder Kontaktformular bis zum Ende der Vertragsbeziehung bzw. ihrer Erledigung und danach bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen.

16. Deine Rechte

Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch gegen Verarbeitungen aus berechtigtem Interesse (Art. 21) und Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3). Anfragen an [email protected]. Du kannst dich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen in Düsseldorf.

17. Pflicht zur Bereitstellung, automatische Entscheidungen

Zum Lesen der Website musst du keine Daten bereitstellen. Ohne die Angaben nach Nr. 7 ist ein Vertragsschluss nicht möglich. Automatisierte Einzelentscheidungen oder Profiling finden nicht statt.

18. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir übertragen Daten verschlüsselt (HTTPS) und beschränken den Zugriff auf Daten auf das erforderliche Maß.